Sears關于公告和記錄保存的要求主要是關于文件記錄的保存以及部分必要張貼物。Sears對于文件記錄的真實準確性的要求是非常嚴格的。

全球社會責任審核計劃要求海報必須在工廠顯要位置并以當地文字張貼，供員工傳閱參考。工廠須保存足夠完整的詳細文件，并可隨時提供Sears Holdings 代表查閱，以證明其已完全遵守本《計劃》。

主要規定

“公告和記錄保存”條款旨在敦促供應商和生產廠家向工人解釋本計劃，以及工人根據計劃規定享有的全部權利。“公告和文件記錄保存”條款包括以下主要規定：

·         所有Sears Holdings業務合作伙伴必須在工廠內的公眾場所張貼翻譯成當地文字的全球社會責任審核計劃海報，并應工人的要求向工人提供相應的復本。

·         所有Sears Holdings業務合作伙伴必須向工人說明全球社會責任審核計劃要求的規定，以及工人根據計劃規定應享有的權利。

此外，Sears Holdings 供應商和生產廠家還必須遵守以下規定：

·         保存能夠支持工廠開展達標工作的所有必要文件。

·         應Sears Holdings代表要求提供雇用工人記錄。

·         允許Sears Holdings代表單獨同工人面談。

·         及時回復Sears Holdings代表有關全球社會責任審核計劃執行情況的合理垂詢。

·         遵守Sears Holdings規定的文件記錄保存補充指導原則。

違規行為

·         工廠拒絕檢查員進入廠內進行檢查。

·         工廠拒絕向Sears Holdings代表或代理機構提供有關文件記錄。

·         工廠故意在文件中記錄不準確的信息。

·         工廠未在工作場所保存有關文件記錄。

·         工廠有意遺漏文件記錄（如工作合同、人事檔案、工資記錄和工作時間記錄等）。

·         工廠未按法律規定在工作場所張貼有關公告。

·         工廠的有關經營許可證已過期。

良好管理實務

·         工廠保存了完整、記錄準確的文件。

·         工廠允許Sears Holdings代表或代理機構進入廠內檢查工人和工資記錄，并同工人及管理層進行面談。

·         工廠不打擊工人回答檢查員提問的積極性，不得指導工人如何回答檢查員的提問。

·         工廠為檢查員提供單獨的場所，以方便工人同檢查員進行面談。

·         工廠在廠區內張貼法律規定的公告。

·         工廠在工廠內的公眾場所張貼已翻譯成當地語言的全球社會責任審核計劃。

·         工廠向經理、主管和工人說明檢查員有權同他們中的任何一員進行交談，經理、主管和工人須以合作的態度回答檢查員的提問。

·         工廠保存了Sears Holdings文件記錄補充指導原則中列出的所有文件。

工廠為新雇用的管理人員和工人提供有關全球社會責任審核計劃的培訓，并定期在管理人員和工人中開展此類培訓。